DMS Integration in SAP Business One

Die B1 DMS-Integration stellt eine Schnittstelle ihres DMS (Dokumentenmanagement-System) an SAP Business One bereit. Damit wird ein vollständiger Datenabgleich zwischen den Belegen in der Warenwirtschaft und dem Dokumenten-Archiv sichergestellt. Durch die konsequente Integration des DMS in allen SAP-Belegen*, sorgt die B1 DMS-Integration für Ordnung gemäß dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Die Anbindung erfolgt über einen zusätzlichen Reiter in den SAP-Belegen. Von dort ist es möglich Dokumente direkt zu scannen, PDF-Dateien manuell hinzuzufügen oder ein bereits vorhandenes Dokument im Archiv zu verknüpfen. Hierbei erfolgt ein automatischer Austausch der Klassifizierungs-merkmale in beide Richtungen. Selbstverständlich können verknüpfte Dokumente jederzeit komfortabel direkt in SAP Business One geöffnet werden. Dies ermöglicht eine papierlose Erfassung von Eingangsbelegen und die automatische Ablage der Ausgangsbelege in das Dokumenten-Archiv..

*Im Zentrum des SAP-Systems stehen die Belege als Verarbeitungsgrundlage und Dokumentation der einzelnen Geschäftsvorfälle. Jeder Geschäftsvorfall ist als vorgangsbezogener Buchungsbeleg im System abgelegt.

Integration unterschiedlicher DMS: ecoDMS, DocuWare, ELO

Direkte Ansicht aus SAP

Kein Wechsel zwischen SAP und Ihrem DMS

Automatische Verschlagwortung

Daten werden in die SAP Belegmaske übernommen

Funktionen und Features der DMS Integration

Direkte Integration
Direkte Integration

Konsequente Integration des DMS in allen SAP Einkaufs- und Verkaufsbelegen

Verknüpfung von PDFs
Verknüpfung von PDFs

Konsequente Integration des DMS in allen SAP Einkaufs- und Verkaufsbelegen

Direkte Ansicht
Direkte Ansicht

Einfaches Öffnen von PDF-Dokumenten direkt aus SAP heraus, Komfortabler PDF-Betrachter in SAP integriert

Universelle Schnittstelle
Universelle Schnittstelle

Integration von unterschiedlichen DMS: ecoDMS, DocuWare, ELO.

Zentraler Workflow
Zentraler Workflow

Konsequente Integration des DMS in allen SAP Einkaufs- und Verkaufsbelegen.

Indizierung
Indizierung

Verschlagwortung von verfügbaren Merkmalen, z.B. unterschriebene Lieferscheine.

Plausibilitätscheck
Plausibilitätscheck

Überprüfung der gefundenen Merkmale auf Tippfehler, Optionaler Bestätigungsdialog.

Digitale Archivierung
Digitale Archivierung

Automatische Ablage aller Ausgangsbelege, Kompatibel zu einer frühen oder späten Archivierung.

Arbeitsablauf im Vergleich

Bisheriger Arbeitsablauf

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Offene Belege
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Wareneingang (Bestellung)*
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Bestellung*
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Enterprise Search*
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Öffnen/Erstellen Wareneingang*
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Erstellung Eingangsrechnung*
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Dokument und gesamte Verschlagwortung manuel in DMS hinzufügen

*Wiederkehrende Transaktionen

Arbeitsablauf mit DMS-Integration

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Wareneingang
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Wiederkehrende Transaktionen
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Automatische Eingrenzung der verfügbaren DMS-Systeme
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Auswahl des entsprechenden DMS-System
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Erstellung Eingangsrechnung
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Automatische Übertragung: Verknüpfung SAP & DMS, Lieferanten GP-Nummer, Lieferantenreferenznummer, Belegdatum, Buchungsdatum, Interne Belegnummer, Ticketnummer, Status (Erledigt), Bemerkungen

Ihre Vorteile

Hohe Zeitersparnis

durch Automatisierung der Prozesse

Automatische Archivierung

umfangreiche Verschlagwortung der DMS-Dokumente

Entlastung der Mitarbeiter

Fokussierung auf andere Tätigkeiten

Vermeidung von Fehleingaben

integrierter Plausibilitätscheck

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