DMS-Schnittstelle an SAP Business One

Die B1 DMS-Integration stellt eine Schnittstelle ihres DMS (Dokumentenmanagement-System) an SAP Business One bereit. Damit wird ein vollständiger Datenabgleich zwischen den Belegen in der Warenwirtschaft und dem Dokumenten-Archiv sichergestellt. Durch die konsequente Integration des DMS in allen SAP-Belegen*, sorgt die B1 DMS-Integration für Ordnung gemäß dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“.

Die Anbindung erfolgt über einen zusätzlichen Reiter in den SAP-Belegen. Von dort ist es möglich Dokumente direkt zu scannen, PDF-Dateien manuell hinzuzufügen oder ein bereits vorhandenes Dokument im Archiv zu verknüpfen. Hierbei erfolgt ein automatischer Austausch der Klassifizierungs-merkmale in beide Richtungen. Selbstverständlich können verknüpfte Dokumente jederzeit komfortabel direkt in SAP Business One geöffnet werden. Dies ermöglicht eine papierlose Erfassung von Eingangsbelegen und die automatische Ablage der Ausgangsbelege in das Dokumenten-Archiv.


*Im Zentrum des SAP-Systems stehen die Belege als Verarbeitungsgrundlage und Dokumentation der einzelnen Geschäftsvorfälle. Jeder Geschäftsvorfall ist als vorgangsbezogener Buchungsbeleg im System abgelegt.


Integration unterschiedlicher DMS: ecoDMS, DocuWare, ELO

Direkte Ansicht aus SAP

Kein Wechsel zwischen SAP und Ihrem DMS

Automatische Verschlagwortung

Daten werden in die SAP Belegmaske übernommen

Funktionen & Features

Direkte Integration

Direkte Integration

Konsequente Integration des DMS in allen SAP Einkaufs- und Verkaufsbelegen.

Verknüpfung von PDFs

Verknüpfung von PDFs

Auswahl bereits vorhandener Dokumente, Automatische Verknüpfung für Ausgangsbelege, Import über Scan Funktion

Direkte Ansicht

Direkte Ansicht

Einfaches Öffnen von PDF-Dokumenten direkt aus SAP heraus, Komfortabler PDF-Betrachter in SAP integriert

Universelle Schnittstelle

Universelle Schnittstelle

Integration von unterschiedlichen DMS: ecoDMS, DocuWare, ELO

Zentraler Workflow

Zentraler Workflow

Konsequente Integration des DMS in allen SAP Einkaufs- und Verkaufsbelegen

Indizierung

Indizierung

Verschlagwortung von verfügbaren Merkmalen, z.B. unterschriebene Lieferscheine

Plausibilitätscheck

Plausibilitätscheck

Überprüfung der gefundenen Merkmale auf Tippfehler, Optionaler Bestätigungsdialog

Digitale Archivierung

Digitale Archivierung

Automatische Ablage aller Ausgangsbelege, Kompatibel zu einer frühen oder späten Archivierung

Arbeitsablauf im Vergleich

Bisheriger Arbeitsablauf

Pfeil

Offene Belege

Pfeil

Wareneingang (Bestellung)*

Pfeil

Bestellung*

Pfeil

Enterprise Search*

Pfeil

Öffnen/Erstellen Wareneingang*

Pfeil

Erstellung Eingangsrechnung*

Pfeil

Dokument und gesamte Verschlagwortung manuel in DMS hinzufügen

*wiederkehrende Transaktionen

Arbeitsablauf mit DMS-Integration

Pfeil

Wareneingang

Pfeil

Wiederkehrende Transaktionen

Pfeil

Automatische Eingrenzung der verfügbaren DMS-Systeme

Pfeil

Auswahl des entsprechenden DMS-System

Pfeil

Erstellung Eingangsrechnung

Pfeil

Automatische Übertragung: Verknüpfung SAP & DMS, Lieferanten GP-Nummer, Lieferantenreferenznummer, Belegdatum, Buchungsdatum, Interne Belegnummer, Ticketnummer, Status (Erledigt), Bemerkungen

Ihre Vorteile

Hohe Zeitersparnis

durch Automatisierung der Prozesse

Automatische Archivierung

umfangreiche Verschlagwortung der DMS-Dokumente

Entlastung der Mitarbeiter

Fokussierung auf andere Tätigkeiten

Vermeidung von Fehleingaben

integrierter Plausibilitätscheck

Welche Lösung ist für Sie die richtige?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie gerne und finden eine passende individuelle Lösung!