Datenaustausch und EDI

Datenaustausch und EDI mit SAP Business One

Definition: Was ist EDI?

EDI heißt "Electronic Data Interchange" – Elektronischen Geschäftsdatenaustausch automatisieren

Ablauf ohne EDI

Prozess für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten z.B. Rechnungen oder Bestellungen

Ablauf ohne EDI

Austausch in einem standardisierten Dateiformat

Ablauf ohne EDI

Jede EDI Nachrichtenart pro Geschäftspartner entspricht einer EDI Relation (Belegart)

Wie funktioniert die EDI-Schnittstelle?

Daten können mittels EDI automatisiert aus Ihrem ERP-System versendet werden. Dabei werden die Daten zunächst in ein EDI Standardformat konvertiert, welches von allen Transportprotokollen des Empfängers und Absenders gelesen und übertragen werden kann. Das SAP Integration Framework konvertiert ein aus SAP Business One erstelltes Dokument in das vereinbarte Format des Empfängers und übermittelt dieses. Das kann zum Beispiel eine Rechnung sein. Die Daten werden automatisch an das ERP-System des Empfängers angepasst und können weiterverarbeitet werden. Dadurch sind Sie in der Lage mit Geschäftspartnern aus aller Welt Dokumente auszutauschen.

Geschäftsdatenaustausch ohne EDI

Ablauf ohne EDI 1

Der Käufer generiert die Bestellung

Ablauf ohne EDI 2

Die Bestellung wird gedruckt und an den Lieferanten gesendet

Ablauf ohne EDI 3

Der Lieferant gibt die Bestellung, Lieferung und Rechnung in sein System ein

Ablauf ohne EDI 4

Die Rechnung wird gedruckt und an den Käufer gesendet

Ablauf ohne EDI 5

Der Käufer gibt die Rechnung in sein System ein

Geschäftsdatenaustausch mit EDI

Ablauf mit EDI Schritt 1

Bestellung mit der ERP des Käufers

Ablauf mit EDI Schritt 2

Ablauf mit EDI Schritt 3

Rechnung an die ERP des Lieferanten

Ihre Vorteile

Vorteile der EDI Schnittstelle

Reduzierung des Verwaltungsaufwands und der Verwaltungskosten

Digitalisierung von Prozessen – Lohnt sich besonders bei wiederkehrenden Geschäftsvorgängen

Prozessoptimierung – Sparen von Prozesskosten

Einheitliche Standards

Schnelle Datenübertragung

Geringere Fehleranfälligkeit – Eingabefehler werden vermieden

Papierlos – Kostenersparnis

Senkung der CO2-Emissionen

Anwendungsbeispiele

  • Artikelstammdaten (PRODAT)
  • Kundenaufträge/Bestellungen (ORDERS)
  • Auftragsbestätigungen (ORDRSP)
  • Lieferscheine (DESADV)
  • Rechnungen (INVOIC)

... und vieles mehr.

Weitere Anwendungsfälle
EDI Schnittstelle - Anwendungsbeispiele

Umsetzung in Ihrem Unternehmen in neun Schritten

EDI Schritt 1

Analyse der Geschäftsprozesse

Welche Prozesse der Datenübertragung lassen sich per EDI automatisieren?

EDI Schritt 1

Analyse der Schnittstelle

Welche Systeme sollen angebunden werden?

EDI Schritt 1

Anbindungen prüfen

Welche Geschäftspartner können angebunden werden? Nutzt Ihr Kunde bereits EDI?

EDI Schritt 1

Clearing Center

Nutzt Ihr Kunde bereits ein Clearing Center oder möchten Sie ein Clearing Center nutzen, weil Sie mehrere Partner anbinden möchten?

EDI Schritt 1

Datenverarbeitung

Zur Verarbeitung der Daten nutzen wir das SAP B1 Integration Framework [B1iF]. Dieses muss bei Bedarf installiert und konfiguriert werden

EDI Schritt 1

Definition Datenformat

Für die Übermittlung muss eine Definition der zu übermittelnden Daten erfolgen

EDI Schritt 1

Infrastruktur

Schaffung der entsprechenden Infrastruktur (SFTP-Server, Skripte, Aufgabenplanung)

EDI Schritt 1

Implementierung

Implementierung der Lösung in enger Zusammenarbeit mit Ihnen und Ihren Geschäftspartnern

EDI Schritt 1

Testphase

Testen der einzelnen Prozesse und Dokumentation

EDI Schritt 1

Abnahme

Der letzte Schritt ist die Abnahme durch den Kunden

EDI Schritt 1
EDI Schritt 1

Clearing Center - Was ist das?

Ein Clearing Center dient als Plattform zum Konvertieren und Verteilen von EDI-Nachrichten
  • Es muss lediglich ein strukturiertes Format an das Clearing Center übergeben werden
  • Dieses übernimmt das Routing der EDI-Nachrichten zu den entsprechenden Geschäftspartnern
  • Übernimmt die Konvertierung der Nachricht in das Datenaustauschformat, welches der Geschäftspartner benötigt, um die Daten richtig einlesen zu können

Fallbeispiel

  1. Kunde erstellt Bestellung im SAP – druckt diese aber nicht aus
  2. Im Hintergrund wird vollautomatisch eine elektronische Version der Bestellung mit allen relevanten Bestelldaten erstellt
  3. Diese Datei wird per SFTP an den Lieferanten übertragen
  4. Die Datei wird automatisch in das System des Lieferanten eingelesen und kann von dort aus entsprechend weiterverarbeitet werden
  5. Somit entfällt die Eingabe per Hand und die Bestelldetails sind in kürzester Zeit übertragen

Elektronischer Datenaustausch – Die Lösung heißt EDI!

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