10 Dinge an die Sie bei der ERP-Einführung denken sollten
Die Einführung eines neuen ERP-Systems in einem Unternehmen stellt viele Entscheider*innen vor große Herausforderungen. Oftmals herrscht eine große Unsicherheit bei der Rentabilität oder Umsetzung eines solchen Projekts und wird deshalb nicht realisiert oder in die Zukunft verschoben. Um Ihnen die Unsicherheit zu nehmen und Ihnen bei Ihrer Entscheidung zur Einführung eines Enterprise Resource Planning-Systems zu helfen, geben wir Ihnen hier 10 wichtige Punkte mit auf den Weg, die Sie dabei beachten sollten. Dabei macht es zumeist Sinn, sich zu allererst ein Bild davon zu machen, was man unter einem ERP-System eigentlich versteht, wie diese funktionieren und welche Vor- & Nachteile diese mit sich bringen.
Inhalt
Die Strategie der ERP-Einführung
Bevor man sich für eine ERP-Einführung entscheidet, sollte man sie sorgfältig analysieren und durchdenken. Man sollte alle möglichen Szenarien und Risiken berücksichtigen, um sicherzustellen, dass man die richtige Entscheidung trifft. Wenn man sich für eine ERP-Einführung entscheidet, sollte man sich eine gute Strategie überlegen. Man sollte außerdem genügend Zeit für die Planung und Durchführung des ERP-Projekts einplanen, da man sonst oft das Risiko einer “Schnellschuss-Einführung” eingeht und das Projekt bereits von vornherein dazu neigt zu scheitern.
Personalressourcen planen
Personalressourcen sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation und ein wichtiger Faktor für den Erfolg einer ERP-Einführung. Die Verfügbarkeit von qualifizierten Prozessexperten kann dabei besonders hilfreich sein, da wichtige Prozesse bereits vorab abgebildet, optimiert und verbessert werden können. Diese Experten helfen außerdem dabei, die Transparenz für Abteilungsleiter zu erhöhen, damit diese die Leistung und Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter besser beurteilen können. Sie sollten wissen, wieviel Ressourcen das ERP-Projekt einnimmt und wieviel Mitarbeiter noch zur Verfügung stehen. Besonders wichtig ist dabei die Ressource Zeit. Ist ein Mitarbeiter zu 100 Prozent in die ERP-Einführung involviert oder variieren die Projekttätigkeiten? Als Anhaltspunkt kann hier ein Schema dienen: zu Beginn der Konzeptions- bzw. Blue-Print-Phase wird mit 80 Prozent, während der Implementierung mit 50 Prozent und vor dem Go Live mit 100 Prozent Zeitbedarf geplant. Entscheidend ist hierbei, die Parameter möglichst genau zu definieren, da es hierbei bereist vorab zu Spannungen zwischen den Mitarbeitern und dem ERP-System kommen kann.
Interne Projektkommunikation
Das interne Projekt Know-how und die Kommunikation ist bei der Einführung eines ERP-Systems sehr wichtig. Durch die enge Zusammenarbeit des Projektleiters mit allen Beteiligten und den Vorgesetzten wird sichergestellt, dass das System den Anforderungen der Organisation entspricht und die Umsetzung reibungslos vonstatten geht. Die Kommunikation mit allen Beteiligten sollte offen und ehrlich erfolgen und auf einer regelmäßigen Basis stattfinden. Eine erfolgreiche ERP-Einführung ist ein wichtiges und langwieriges Projekt, das viel Know-how erfordert. Dabei ist es wichtig, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Ziel verfolgen und sich mit Hilfe der bekannten Projektmanagement-Methoden auf die wesentlichen Aspekte konzentrieren.
Standard oder Customizing
Wenn es um die Einführung eines ERP-Projekts geht, ist die Frage, ob Standard- oder Customizing-Lösungen besser geeignet sind, eine häufig diskutierte. Dabei geht es vor allem darum, ob man die bestehende Arbeitsweise eines Users beibehalten oder neue Prozesse einführen möchte. In vielen Fällen ist es sinnvoll, die Bedürfnisse des Anwenders mit einzubeziehen und ihm die Möglichkeit zu geben, seine Sichtweise darzustellen. Dies erfordert jedoch ein gewisses Feingefühl von Seiten der Führungskräfte und Projektleiter, um den richtigen Kompromiss zwischen Standardisierung und Flexibilität zu finden. Ansonsten herrscht hier das Risiko, dass das Projekt nicht mehr voran geht oder die Einführung des Enterprise-Resource-Planning-Projekts bewusst von dem Mitarbeitern blockiert wird.
Testphase ausreichend planen
ERP-Einführungen sind oft komplex und erfordern viel Zeit und Geduld, um alles vollständig zu verstehen. Deshalb ist es ratsam genug Zeit für die Testphase einzuplanen, einen Testfallkatalog zu erstellen und alle Testfälle abzuarbeiten, bevor man versucht, die Software in einem Unternehmen einzusetzen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Funktionen, die Sie in Ihrem Prozess benötigen, berücksichtigen und Fehler rechtzeitig erkennen. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies zu Fehlern in der Implementierung des Gesamtprozesses führen, was eine enorme Auswirkung auf den Projekterfolg hätte, wie z.B. fehlerhafte Warenlieferungen oder eine falsche Abbildung von Prozessketten.
Qualität der Stammdaten
Stammdaten sind die Grundlage jedes ERP-Systems und sind sehr wichtig für die Funktionsweise des Systems. Leider ist die Qualität der Stammdaten in vielen Unternehmen aber oft unzureichend. Die Daten sind veraltet, nicht korrekt oder doppelt vorhanden. Das führt zu Fehlern in der ERP-Software und zu unzufriedenen Anwendern. Um Stammdatenprobleme von Anfang an zu vermeiden, sollten diese am Besten bereits vor Projektbeginn richtig organisiert und gepflegt werden. Die entsprechende Verantwortlichkeit dafür sollte deshalb genau geregelt sein. Dadurch werden Zeit und Ressourcen gespart, die sonst für die Bereinigung der Stammdaten aufgewendet werden müssten.
Weiterbildung und Schulung
Eine erfolgreiche ERP-Einführung ist von großer Bedeutung für die Zukunft eines Unternehmens. Damit alle Mitarbeiter das System richtig verstehen und nutzen können, sind Schulungen unerlässlich. Der Schulungsbedarf muss jedoch sorgfältig definiert und koordiniert werden, da die Mitarbeiter für die Schulungen Zeit benötigen und anderweitig nicht zur Verfügung stehen. Vor allem für Führungskräfte ist diese Information sehr wichtig, damit den Mitarbeitern die Zeit und die Mittel zur Verfügung gestellt werden, sich in das System einzuarbeiten. Außerdem sparen Sie sich durch die genau Planung von benötigten Schulungen unvorhergesehene Kosten für mögliche Zusatzmaßnahmen.
Prioritäten festlegen
Eine ERP-Einführung ist ein großes Projekt, das viel Zeit und Ressourcen erfordert. Daher sollte das Projekt nicht auf die leichte Schulter genommen werden, denn einige Faktoren können dazu führen, dass sich die Prioritäten des Projekts ändern. Zum Beispiel kann ein wichtiger Kunde abspringen oder ein neues Unternehmen gekauft werden. Daher ist es wichtig, die Priorität des Projekts von Anfang an klar zu definieren und genug Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Sonst kann es leicht passieren, dass das Projekt auf die hinteren Plätze rutscht und es drohen Verzögerungen oder Mehrkosten.
Prozessanpassungen oder -änderungen
Nicht nur die technische Umsetzung ist bei der Einführung eines ERP-Systems komplex und anspruchsvoll, sondern die gesamte Organisation wird hierbei vor eine Herausforderung gestellt. Es geht um teilweise vollständige Integration von neuen Prozessen und Abläufen, die sich auf die Mitarbeiter auswirken können. Für diese bedeutet das oft eine Umstellung auf völlig neue Aufgaben und Rollen. Um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten, ist es deshalb wichtig, die möglichen Szenarien frühzeitig zu berücksichtigen und einzuplanen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist dabei das Coaching und die Führung der Mitarbeiter. Nur wenn alle Beteiligten wissen, worauf es ankommt und ihre Rolle im neuen System verstehen, kann die Umstellung reibungslos vonstattengehen.
Der Abschluss des Projekts
Zu guter Letzt ist es wichtig für die Einführung des neuen ERP-Systems ein Abschlussfazit zu erstellen. In diesem Fazit werden die Erfolge und Misserfolge des Projekts analysiert und bewertet. Auf diese Weise können die wichtigsten Erkenntnisse gewonnen und für zukünftige Schritte und Projekte genutzt werden. Es ist auch wichtig, alle offenen Punkte zu klären und zu dokumentieren. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn das Projekt nicht vollständig abgeschlossen werden konnte. Feedback von allen Beteiligten ist deshalb besonders wertvoll. Auf diese Weise können mögliche Verbesserungen identifiziert und zukünftig umgesetzt werden.
Fazit
Die Einführung einer neuen Enterprise Resource Planning-Software ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. Ein solches Projekt betrifft nicht nur einzelne Mitarbeiter sondern oft das ganze Unternehmen, viele Mitarbeiter und eingespielte Prozesse. Beachten Sie jedoch die oben genannten Punkte und planen Ihre Abläufe und Rahmenbedingungen der Einführung gut durch, können Sie so von vornherein einigen möglichen Stolpersteinen entgegenwirken und Ihrer erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems steht nichts im Wege.
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